Чи справді МіО нудні, або Як зробити свою роботу цікавою

Майже 10 років я працюю з питаннями моніторингу й оцінювання (МіО). І дуже часто стикаюся з упередженнями, мовляв, МіО — це нецікаво, це про бездушні графіки й кілометрові звіти, і взагалі МіО вигадали, щоб зіпсувати життя проєктним менеджерам та іншим, справжнім фахівцям. Очевидно, що мені таке ставлення не подобається, якщо я вирішила написати такий довгий текст. Так, скажу чесно: не подобається. І в цій статті хочу показати, як бачу свою професію я — людина, яка знає і любить те, що робить.

Більше ніж цифри

Насправді анкети, масиви даних та звіти — це те, що лежить на поверхні і є більш-менш очевидним для більшості, тому напряму зачіпає і проєктних фахівців. Однак це лише верхівка айсберга.

Протягом останніх 20–25 років підходи до моніторингу та оцінювання проєктів і, відповідно, вимоги до спеціалістів з МіО значно змінилися. На початку 2000-х років вистачало двох-трьох рядків про завдання щодо МіО в посадовій інструкції заступника керівника проєкту або, трохи згодом, спеціаліста з комунікацій. Зараз функції МіО стали настільки комплексними та об’ємними, що рідко коли в проєкті працює лише один спеціаліст із моніторингу та оцінювання. Здебільшого в сучасних проєктах працюють команди щонайменше з трьох осіб, і при цьому частина завдань входить також до переліку обов’язків проєктних менеджерів та асистентів. Зросли й вимоги, котрі висуваються до організацій громадянського суспільства, які отримують фінансування від міжнародних організацій для впровадження проєктів на суспільно значущі теми через грантові механізми. Отже, функції моніторингу та оцінювання пішли набагато далі за межі звітування про те, що було зроблено в ході реалізації проекту.

Так що ж насправді робить спеціаліст із МіО? Відповідь проста: «Все!» — адже моніторингу й оцінювання стосується все, майже все, що відбувається в проєкті. Навіть якщо спеціаліст із МіО цього не хоче. Жартую 😊

У моніторингу й оцінюванні застосовують холістичний, тобто цілісний підхід. Спеціаліст із МіО, як і проєктні менеджери, знає, з чого проєкт починається, як реалізується та який результат продукує.

З МіО плануємо

Міжнародні консалтингові та неприбуткові організації залучають фахівців із МіО ще на етапі розробки проєктної заявки. З одного боку, окремий розділ заявки присвячується опису пропонованого підходу до МіО — це вимога кожної донорської організації. І треба мати неабиякий хист, щоб у чотири сторінки максимум умістити ідею комплексного підходу, показати його цінність та ефективність саме для конкретного проєкту. З іншого боку, спеціаліст із МіО — це саме та людина, яка стороннім оком дивиться на ідею проєкту та перевіряє її на відповідність певним критеріям. Я зазвичай звертаю увагу на логіку проєкту і зв'язок між метою, завданнями, діями, продуктами та результатами, а також на те, щоб усі елементи цієї логічної системи відповідали критеріям SMART, тобто були специфічними, вимірюваними, досяжними, реалістичними та прив’язаними до певного часового періоду.

Тут варто одразу згадати один із популярних інструментів спеціаліста з МіО — запитання. Чесні, доречні, інколи й не надто зручні запитання фахівця допомагають розробникам проєкту верифікувати цінності, перевірити ідею на реалістичність, досяжність і вимірюваність бажаних результатів. На цьому етапі робота спеціаліста з МіО дещо нагадує коуч-сесію для проєктної команди.

Якщо не зробити таку верифікацію з самого початку, якщо одразу не продумати способи та інструменти документування й оцінювання результатів, то вже під час реалізації проєкту або після його завершення може виявитися, що й показати його доцільність та ефективність немає чим. Така ситуація не сприятиме формуванню іміджу компанії або організації, адже кожен донор, як і інвестор, зацікавлений побачити результат.

Так само вже коли в рамках проєкту (або програми) виділяється фінансування іншим організаціям через механізми грантової підтримки, спеціаліст з МіО стежить за тим, щоб проєкти грантоотримувачів також відповідали описаним вище критеріям.

З МіО починаємо

Щойно контракт на реалізацію проєкту підписано, спеціаліст із МіО починає вибудовувати систему моніторингу й оцінювання. Як на мене, це дуже цікавий процес, який вимагає не тільки знання вимог донора до МіО, а й певного рівня креативу і, щоб задовольнити ці вимоги, водночас запропонувавши доцільні й ефективні методи моніторингу й оцінювання.

На етапі запуску проєкту основне завдання спеціаліста з МіО — фіналізувати список показників ефективності проєкту (індикаторів), чітко окреслити, що та як вимірюється, які дані, у який спосіб та коли будуть збиратися, запропонувати та/або розробити технічне рішення для управління даними, скласти низку інструкцій та протоколів, підібрати та підготувати команду. І головне — запустити процеси фіксації результатів від самого початку, поки все тільки впорядковується, а команда проєкту вже, хай поки й хаотично, запускає інтервенції та працює з бенефіціарами, навіть не замислюючись, що час збирати свідчення вже настав.

Запуск проєкту — доволі складний процес. Від того, як та яка саме система моніторингу й оцінювання буде побудована, залежить, чи зможе команда проєкту показати результати своєї діяльності за пів року, за рік, кілька років і за все життя проекту загалом. На цьому етапі багато будується на припущеннях, тож треба мати певну сміливість і бажання експериментувати, діяти активніше та виявляти допитливість. Тільки так ви отримаєте повну картину того, що саме відбуватиметься в проєкті, і запропонуєте рішення, які найкраще задовольнять його потреби.

Чим займається спеціаліст з МіО на цьому етапі? Шукає та аналізує інформацію, збирає приклади, розробляє способи адаптувати досвід інших проєктів, спілкується з колегами, ставить багато запитань.

МіО на десерт

Коли вже проєкт організовано й запущено, спеціаліст із МіО підтримує життя системи та стежить, щоб усе працювало належним чином. І тут ми маємо підключати навички й таланти переговорників найвищого рівня. Збирання свідчень про результати та успіх є копітким процесом, що вимагає залучення різних стейкхолдерів, а саме команди проєкту, команди грантоотримувача, партнерів, бенефіціарів.

Наприклад, бенефіціари мають зрозуміти, чому в них запитують інформацію, яка, на перший погляд, може й не стосуватися проєкту безпосередньо, і довірити цю інформацію проєктній команді. У самому проєкті (і мені насправді цей підхід дуже імпонує) МіО — це відповідальність кожного. Кожен член команди на різних етапах життя проєкту і в межах своєї ролі має низку так званих МіО-обов'язків. Однак часто, не розуміючи, що та як робити, проєктні менеджери чи асистенти вдають, ніби це їх не стосується. І тут завдання МіО спеціаліста — показати, що збирати інформацію про результати проєкту просто, що збір займає мало часу, що для нього є всі необхідні інструменти і що якість та вчасність виконання завдань із МіО відповідають передусім інтересам проєктної команди. А головне — МіО працює на імідж проєктного менеджера як фахівця, що відповідає за розробку та впровадження ідей.

Коли МіО-процеси в проекті вже працюють як годинник, то спеціаліст із МіО приміряє на себе роль диригента. Повірте, це особлива насолода — спостерігати, як створене тобою впевнено рухається в заданому тобою ж напрямку, як усе, ну, майже все злагоджено працює. На цьому етапі важливо не надто розслаблятися, а у вільний від «гасіння пожеж» час узятися до справжньої творчості: аналізу, досліджень, обговорень та рефлексії про вже досягнуті результати і подальший рух проєкту.

Аморе МіО

Досі вважаєте роботу спеціаліста з МіО нудною? Думаю, уже ні. І ви тепер точно знаєте, що цієї роботи не буває замало. До того ж, зовсім не обов’язково бути спеціалістом в усьому та одразу. Зараз у галузі МіО багато можливостей, тож я впевнена, що кожен та кожна знайдуть свою нішу. Управління командами, проведення досліджень, розвиток методів оцінювання проєктів, аналіз даних і data science — ви точно щось доберете собі до смаку! Єдине, що я попрошу, — робіть це з любов’ю та пристрастю, тоді робота буде завжди вам цікава.